Pubblicizzare il congresso

1 Determinare chi parteciperà

Industriali, accademici e religiosi sono solo alcuni dei tipi di congressi possibili, e ognuno di essi si differenzia per lo spirito con cui i partecipanti intervengono.

Il pubblico a cui può essere rivolta la comunicazione, ossia i potenziali partecipanti, deve essere raggiunto con mezzi adeguati e proporzionati.

Per un gruppo limitato, come i dipendenti di un’azienda, delle e-mail/newsletter correttamente cadenzate sono un’ottima base di partenza, eventualmente supportate da una menzione del congresso durante le riunioni periodiche.

2 Includere i leader del settore

Un nome famoso, uno stimato esperto o un leader di settore sono esempi di persone che, grazie al loro prestigio, possono fungere da amplificatore per la comunicazione dell’evento, grazie al loro network professionale e personale.

È buona norma far risaltare i nomi di queste persone nei materiali relativi al congresso e nelle comunicazioni con i possibili partecipanti.

3 Pubblicità

La pubblicità relativa ad un evento è direttamente proporzionale alla sua cadenza e all’ampiezza del pubblico. Solitamente, le comunicazione relative ad un evento, iniziano poco dopo il termine dell’edizione precedente.

Tempi così ampi aiutano innanzitutto l’organizzazione, permettendo ai relatori di scegliere con cura l’argomento dei loro discorsi.

D’altro canto, il congresso avrà più possibilità di essere ricordato al momento giusto dai possibili partecipanti, ossia quando hanno occasione di approfondire e iscriversi.

È dunque importante far interagire i diversi media, tra cui:

  • Social media
  • Newsletter
  • Riviste e blog, propri o di settore
  • Inviti spediti a specifiche persone o organizzazioni
  • Poster e cartellonistica

Nel tuo materiale pubblicitario è possibile includere un invito a contribuire alla riuscita dell’evento, lasciando che alcuni suggerimenti a proposito dei temi trattati in conferenze o workshop arrivino dal basso.

4 Creare un sito web del congresso

Una menzione a parte merita il sito Web. Strumento di comunicazione per eccellenza, può essere il canale attraverso cui far confluire gli altri.

Questo perché ha le potenzialità per contenere tutte le informazioni pertinenti al congresso, che devono essere ben strutturate in ordine di importanza. Data, orari e luogo saranno in primo piano, così come devono essere ben evidenti le sezioni contenenti il programma. Informazioni inerenti trasporto, alloggio, attrazioni dell'area saranno ben gradite ai partecipanti.

La possibilità di iscriversi online permette agli utenti di iniziare e concludere il loro percorso di iscrizione unicamente su questo canale!

5 Inizia ad accettare le registrazioni

La possibilità di registrarsi mesi prima dell’inizio del congresso consente agli organizzatori di capitalizzare la fedeltà delle persone che già conoscono l’evento o i suoi iniziatori.

È inoltre possibile verificare immediatamente l’efficacia delle iniziative di comunicazione intraprese nel tempo: una volta stimolato il loro interesse, le persone possono immediatamente chiudere il processo di avvicinamento all’evento iscrivendosi.

Se non si dispongono delle risorse per creare o incorporare la procedura di iscrizione nel sito Web, è possibile inserire un semplice form di preiscrizione o un modulo pdf da compilare e inviare via mail.

Queste alternative, però, così come i tradizionali telefono e fax, sono meno immediati, perché la procedura di pagamento sarà necessariamente un’operazione separata.

È infine possibile rivolgersi anche a servizi online specializzati.

Per incoraggiare la registrazione anticipata, offrire una tariffa scontata progressiva è la soluzione migliore: prima avverrà l’iscrizione, maggiore sarà il beneficio per i partecipanti.

Organizzare un congresso a Bologna