Pianificare i contenuti del congresso

1 Le sessioni

Dopo aver stabilito il titolo del congresso e aver elaborato una traccia degli argomenti, è tempo di calendarizzare gli interventi. Sono possibili diversi approcci, ad esempio in base al settore industriale a cui l’evento fa riferimento.

È tipico iniziare con un discorso di apertura tenuto da un volto noto nell’ambiente, un esperto o un leader: l’intervento può aver luogo anche la sera prima dell’inizio ufficiale dell’evento, durante una serata che faccia da anteprima.

Il giorno o i giorni del congresso saranno poi scanditi da sessioni più brevi. Ognuna di esse può essere tenuta da un esperto che gestisce in autonomia il proprio intervento, impostata come un dibattito tra i presenti e affidata a un moderatore, oppure proporre un workshop, la visione di materiale multimediale o la diretta esclusiva di un evento importante (es. esperimento).

Tipo e varietà delle sessioni influenzeranno l’interesse e l’attenzione del pubblico: la durata consigliata è di 45 minuti, ma alcuni interventi articolati e approfonditi, con una buona varietà di contenuti, possono durare anche mezza giornata.

Le varie sessioni possono essere plenarie, ossia esclusive per l’arco temporale del loro svolgimento, o avvenire in contemporanea, approfondendo diversi argomenti specialistici, anche in differenti lingue.

La fine del congresso non dovrà mai avvenire in sordina, ma celebrato con tutti i partecipanti, invitandoli a mettere a frutto quanto appreso e a ritrovarsi nuovamente alla prossima edizione.

 

2 Gli eventi accessori

Un congresso è composto anche da eventi accessori, che possono essere più o meno contigui al tema principale dell’evento, e spesso hanno un fine ludico.

Tra di essi ve ne sono di imprescindibili come i pasti, di cui abbiamo già parlato.

Un’altra categoria include premi o concorsi dedicati ai relatori o ai partecipanti, che possono premiare meriti dimostrati nel corso del congresso oppure traguardi professionali raggiunti e riconosciuti nell’ultimo anno. In questi casi è possibile una votazione, che può eventualmente stimolare feedback diretti o indiretti sull’evento.

Vi sono infine eventi ludici finalizzati a spezzare i ritmi del congresso e rilassare i partecipanti, che possono includere intrattenimenti sul posto o tour nelle vicinanze. È bene fare in modo che il tono di queste proposte sia consono a quello dell’evento e del settore di appartenenza.

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