Pensare il congresso

1 Iniziare per tempo

Si dice che l’organizzazione di un congresso inizi appena finita l’edizione precedente. Non è un’affermazione esagerata: la pianificazione dovrebbe iniziare almeno otto mesi in anticipo, o anche di più, nel caso di eventi particolarmente ampi.

Tanto le location quanto i servizi di ristorazione potranno così garantire un miglior servizio e i partecipanti potranno organizzare i loro spostamenti verso la location con serenità. Quest’ultimo, in particolare, è un elemento decisivo per l’immagine del congresso.

 

2 Creare un comitato

La creazione di un comitato organizzativo assicura che le decisioni inerenti il congresso siano prese da più persone, garantendo così una prospettiva più ampia e una migliore analisi dei dettagli.

Un coordinatore è il punto di riferimento per tutte le decisioni importanti ed è la persona che dedicherà il suo tempo a coordinare le varie attività con una prospettiva d’insieme. Se il budget lo permette, è possibile affidarsi anche all’esperienza di un professionista esterno: una soluzione ideale per delegare gli oneri organizzativi e concentrarsi sullo sviluppo degli argomenti alla base del congresso.

Nel caso non sia la prima edizione, includere il coordinatore della precedente nella commissione è una mossa vincente, che permette di partire dal suo know how per risolvere più efficacemente e velocemente alcune problematiche.

 

3 Scrivere gli obiettivi

Definire chiaramente gli obiettivi alla base del congresso è essenziale perché da essi scaturiranno le decisioni successive. Avere ben chiaro ciò che si vuole trasmettere e per quale fine allevia lo stress di tutte le persone coinvolte nell’organizzazione.

Per chi è alle prime armi, conviene semplificare quanto più possibile il piano d’azione, di modo che funga da ossatura per i futuri eventi. Due limiti suggeriti sono una durata massima di due giorni e una cerchia di partecipanti limitata a non più di 300 persone.

 

4 Scegliere il nome del congresso

Può sembrare un dettaglio banale ma è il complemento essenziale di quanto esposto al punto precedente.

Il nome dell’evento definisce il tono dell’apparato comunicativo sia esterno che interno, aiutando peraltro a mantenere coerenti i materiali e la presenza sui media.

Il nome dovrebbe indicare l'obiettivo e/o il pubblico a cui è dedicato l’evento: l’ideale è trovare un equilibrio tra chiarezza e originalità, discostandosi dai nomi di congressi concorrenti, che possono comunque essere fonte di ispirazione.

 

5 Definire la città e le date: l’esempio di Bologna

Non è semplice trovare il luogo che si adatta al tipo e al concetto complessivo dell'evento.

Generalmente, ci sono tre tipi di luoghi adatti:

  • Edifici universitari: solitamente economici e adatti a piccoli eventi accademici.
  • Sedi indipendenti: spaziano dai centri congressi, specificatamente costruiti per questo scopo, a edifici di pregio, come palazzi storici e ville.
  • Hotel: modulabili, ideali per congressi che beneficiano di un grande budget quanto per eventi aziendali più ristretti.

Indipendentemente dal luogo più adatto alle esigenze del congresso, è bene innanzitutto assicurarsi che siano rispettati obblighi, come assicurazione, salute e sicurezza. L’ambiente deve inoltre essere accogliente e offrire una risposta soddisfacente alle seguenti domande:

  • Che soluzioni sono previste per la ristorazione?

Se la sede non prevede sale da pranzo o sale per caffè, accertarsi che ci siano ristoranti e altri punti di interesse nelle vicinanze per facilitare l'alloggio e ulteriori opportunità di networking.

  • Dove dormiranno gli ospiti del congresso?

Il pernottamento può avvenire nella struttura o in hotel situati nei pressi. In ogni caso è bene controllare sempre l'adeguatezza del luogo, nonché le opportunità di svago, quali bar, sala fitness, solarium, jacuzzi, terrazza panoramica.
Due aspetti fondamentali sono la rete Wi-Fi ad alta velocità disponibile in tutta la struttura e la presenza di  stazioni di ricarica per smarthpone, tablet e laptop.

  • È semplice arrivare alla location? I collegamenti sono adatti ai mezzi che i partecipanti utilizzeranno? La città offre attrattive turistiche?

Il potenziale turistico della località è un altro aspetto da tenere in conto. I partecipanti ai congressi amano approfittare di simili occasioni per scoprire nuovi luoghi, talvolta anche estendendo la propria permanenza oltre il termine dell’evento.

Il nostro punto di riferimento sono ovviamente l’AEMILIA Hotel e la città di Bologna, che includono tutti i punti di forza sopra esposti. Mettiamo la nostra professionalità e la nostra esperienza nell’organizzazione di eventi al servizio dei nostri ospiti, affinché possano beneficiare appieno dell’esperienza congressuale e godere dei servizi della struttura, dal garage sotterraneo alla terrazza panoramica sul tetto.

Organizzare un congresso a Bologna