Organizzare il congresso

1 Sviluppare il budget

Entra in gioco il fattore economico, senza il quale non è possibile andare oltre. Il budget generale deve essere suddiviso e allocato nelle macro-categorie di spesa: spese interne di organizzazione, sede del congresso, materiali ed eventuali compensi agli oratori.

È necessario pianificare il congresso in relazione al budget, monitorare le uscite effettive e verificare che anche i collaboratori dotati di budget autonomo lo stiano rispettando.

Le sponsorizzazioni, se ricercate, sono un elemento importante del budget. In cambio del loro sostegno alla riuscita del congresso, gli sponsor ottengono visibilità per il loro brand o i propri prodotti. Questo avviene solitamente tramite interventi pertinenti nel corso dell’evento e la presenza di stand, materiali promozionali e personale dedicato alla promozione. Non è inusuale che sponsor che godono di una certa notorietà generica o nel settore contribuiscano ad aumentare la fama del congresso.

 

2 Stabilire il prezzo e il metodo di vendita del biglietto

Alcuni congressi sono gratuiti, altri prevedono un costo di iscrizione. Per deciderne l’importo occorre tener conto di:

  • Dimensioni dell’evento
  • Necessità di traduzioni
  • Ristorazione e servizi accessori presenti
  • Seniority o altre classificazioni del pubblico, in base alle quali fare pagare o meno un contributo.

È inoltre prassi premiare l’early booking, ovvero coloro che si iscrivono molto prima dell’inizio dell’evento. Possono essere previsti diverse percentuali di sconto, che diminuiranno mano a mano che ci si avvinina alla data.

 

3 Scegliere la sede del congresso

È tempo di confermare la sede congressuale, verificando la disponibilità per le date preferite e prevedendo anche delle alternative in caso la struttura sia già impegnata. Prevedendo anche il peggiore dei casi, è bene considerare una struttura alternativa.

È tempo anche di verificare in prima persona le caratteristiche logistiche della località: posizione, parcheggio, vicinanza ai mezzi pubblici, aeroporti e alberghi, qualora il centro congressi non sia interno ad una struttura alberghiera, come avviene per l’AEMILIA HOTEL di Bologna.

L’obiettivo è sempre quello di rapportare le possibilità della location al numero dei partecipanti, che dovranno godere di un’esperienza quanto più possibile semplice.

 

4 Appoggiarsi al personale della location

Per esperienza diretta, possiamo osservare che Se la sede congressuale ospita frequentemente simili eventi, si tratta di un notevole vantaggio.

Il personale sarà dunque abituato a coadiuvare gli organizzatori, fornendo eventualmente consigli e assistendo gli ospiti in modo appropriato.

In alcuni casi, un professionista interno è dedicato alla gestione dell’allestimento e/o degli spostamenti degli ospiti all’interno della struttura nel corso del congresso.

 

5 Decidere un menù

La ristorazione è una parte essenziale del congresso, in quanto mix di necessità e comfort.

Non è infrequente che i partecipanti a un congresso avvertano il momento del pranzo come uno stress: un momento di relax e nutrimento rischia di trasformarsi nell’infruttuosa ricerca di un ristorante nei pressi della location.

Tra le soluzioni ideali, è possibile convenzionarsi con un ristorante vicino, rivolgersi ad un servizio di catering o approfittare dell’eventuale servizio di ristorazione interno, come il Ristorante Gurmè dell’AEMILIA HOTEL di Bologna.

È infine importante considerare soluzioni adatte per diversi tipi di diete, allergie e preferenze dei commensali.

 

6 I giorni precedenti

L’organizzazione di un congresso viene inevitabilmente rifinita nel corso degli ultimi giorni, anche per affrontare eventuali imprevisti.

È consigliabile operare direttamente dalla sede congressuale, di modo da coordinarsi in prima persona con i il personale e i fornitori.

Organizzare un congresso a Bologna